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石家庄信友 物流管理系统如何堵漏

2012/5/23 14:50:30      点击:

   

    一直以来,磅房管理工作在煤炭行业(煤矿、选/洗煤厂、热电厂等);建材行业(水泥厂、石料厂、商品砼等);冶炼行业(钢铁厂、选矿厂等);化工行业(焦化厂、化工厂等);粮食加工、收购等所有需要电子衡计量物料行业的难题,在手工计量下,如何有效的监控整个计量过程,防止舞弊行为成为企业领导人十分关心的问题,有的企业采取频繁更换司磅员、安装电子监控设备等办法来监控计量过程,但却不能从根本上杜绝舞弊行为。

大宗物料管理特点:大宗原料需要通过计量确定数量,数量巨大,计量工作强度很大

--手工操作很容易出现错误和舞弊现象

--司机想尽办法进行舞弊,各种遥控作弊设备.大宗原料数量巨大,价格居高不下,占采购资金的绝大部分

--领导需要即时了解进厂数量、质量、开票、付款状况.大宗原料没有固定形状、没有成型包装、成堆露天堆放,数量复核困难,生产领用量采用到冲计量--由于人为错误、作弊造成的损失巨大,而且追查困难.大宗原料需要通过化验确定质量,直接影响价格,更影响产品质量

--领导需要及时了解进厂的质量情

--手工操作很容易出现错误--如果出现作弊,会造成很大的损失

大宗原料合同复杂,需要经过复杂的计算过程才能确定与供应商结算的数量与价格

--结算工作量大,计算复杂,容易产生错误;结算周期长,客户满意度低

--内部沟通成本高,满意度低.产品销售一般采用按产品质量进行结算,发运计量工作量大,结算方式复杂,实际结算金额、回款金额不易掌握

--发运过程中存在发方计量数、收方计量数、实际结算数、亏吨数、扣水数、扣粉数等等,销售结算工作量大。

--手工控制发货数量很容易出现错误

--作弊造成的损失很大,原料、产品运输方式多样(汽车、火车、轮船),运费结算工作量大,运费计算复杂。

--亏吨扣款处理、铁路大票的处理

二、大宗物料亮点:

磅房监控管理:包括红外监控、视频监控、IC卡管理、通过硬件设备预防计量作弊。

亮点:

1、 系统自动从电子衡器仪表中采集车辆毛重、皮重数据,并自动计算出净重,自动打印磅码单。系统不允许司磅员修改计量数据,同时系统自动监控称量数据是否达到最大稳定值,如未达到最大值,系统禁止保存数据、打印磅码单,从而彻底解决了司磅员在司磅数据上的舞弊行为。

2、 车皮重量超过其平均数量,系统能够自动报警,从而解决司机在车皮重量上的作弊行为。

3、 系统可以自动监控收货过磅整个过程,如果车辆重复称量毛重,系统自动禁止,从而解决一车多过问题。

4、 可以与销售管理系统连接,自动读取销售提货单剩余数量,严格控制发货数量超过开票数量,从而解决超提单发货问题。

5、 可以处理提货单剩余重量小于发货数量时,系统允许从其它提货单补足剩余数量。

6、 错误修改采用红单冲销方式,能够跟踪整个修改过程。

7、 能够处理超电子衡称量额定值计量问题。

8、 系统提供采购质量合同管理功能,可以记录合同数量、价格、质量标准、扣罚标准等信息,它作为材料结算的重要依据,系统可以自动根据该合同标准和化验单数据对每一车磅单进行结算。

   系统通过自动对采样单、化验单进行二次编号,可以使采样员、制样员、化验员无法了解化验数据与供应商、货物品种、车号的对应关系,从而避免作弊行为的发生;化验结果不符合要求时,质检人员直接将称重单作废终止结算。

9、 能够根据磅单、化验单和采购合同自动计算,形成材料结算单。

10、提供根据磅码单自动生成采购入库单、销售出库单转入库存系统中。

11、  系统采用大型网络数据库,数据集中存放,从而使企业整个司磅数据安全可靠,信息共享。

提供发货日报表、收货日报表、发货任意统计表,收货任意统计表、磅码单查询、销售提货单查询、材料结算单查询、质量合同查询、化验单查询、运费结算查询等强大的查询和统计功能,使各级领导能够实时了解、监控整个司磅业务全过程。

三、效果分析

1.通过门卫,磅房管理,运营调度,销售采购内勤的职能变更与合并,企业涉及物流管理环节可以节约人员,同时通过系统预警与手持机的配合可以使管理的范围扩大而不用增加新的人员。

2.无人值守系统通过外部硬件的配合和程序的精心设计实现过磅无人管理,让原来的磅房中的司磅员,监控磅单人员,统计人员等多个岗位,而且还要进行两班倒,三班倒,一个磅房需要四五个人员,按照每人4万\年工资计算,只是人工费用就达到40万左右,而且磅房部分人为因素不可避免的操作造成的成本损失也是一笔可观的数字,使用无人值守系统后不但可以节约人工成本,更可以杜绝计量上的错误,可以堵住计量的漏洞,可以整体降低企业的运营成本。

3.质检环节的系统自动进行二次编号和人性化的指标录入界面,工作效率也与以前传统的方式有所提高,用河北某厂区为例,同一个指标的操作提高效率50%,因此可以更加节约劳动力成本

4.企业财务的结算,票据,运费环节的核算环节也大大降低了工作强度,同时包括财务与业务的对账,业务与客商的对账,各级领导对数据的查询分析,同时也避免了大量重复,乏味杂多的工作,提高了工作效率,也节约了劳动力成本。

5.通过一卡通物料系统,实现自动化过程的IC卡的应用(5年循环应用),可以节约票据,交接单,统 计分析表格,各种台账等耗材的大量解决,以一个500人的工厂举例,5年节约20万。

 四、应用行业

化工、采矿、建材、粮油加工、冶炼、焦化、电厂等涉及到出入库过磅行业;

二、可外接硬件设备

IC卡读卡器、视频摄像头、红外线监磅设备、道闸、音柱、红绿灯、手持机等

三、主要功能

合同管理、计量管理、质检管理、结算管理、票据管理、领导查询、财务软件

口(可以将过磅数据传递到用友、金蝶软件形成财务出入库数据)

四、功能亮点

1、自动采集过磅数据、未达到最大稳定称量值禁止过磅

2、车皮异常自动报警

3、磅码单不能删除,错误修改采用红单冲销方式

4、禁止超发货单剩余数量过磅、有效杜绝一车货物多次称量

5、与用友erp无缝集成,形成采购、产品入库单,销售、领料入库单

6、与IC卡系统、红外线监磅仪、自动挡车杆、视频监控系统、语音报数系统联用,彻底解决司磅过程中的通过人工无法解决的问题。

7、自动屏蔽质检过程中的供应商等信息,解决化验数据失真问题

8、系统能够自动根据采购合同、化验单、磅单数据进行原料划价和扣吨处理,能够根据运费合同自动结算运费。

9、提供强大的查询和统计功能,使各级领导能够实时监控整个司磅、质检、结算业务全过程。

10、系统采用大型网络数据库,数据集中存放,信息完全共享。支持断网操作方式,联网后离线数据自动上传。

11、软件使用灵活,可操作性强,权限分配严格。

五、堵塞管理漏洞

1、过磅计量环节

1-1、司磅员在计量数量上作弊。

1-2、一车货物多次称量。

1-3、司机在车辆皮重上作弊

1-4、车辆不完全上磅、两车同时上磅,造成计量数据不准。

1-5、销售发货中出现超提单发货,手续不完备发货现象。

1-6、不过磅而直接出场。

1-7、直接对汽车衡的传感器加装遥控装置,使其秤量改变 。

1-8、计量回皮时换车回皮

1-9、运输途中更换货物,以次充好,鱼目混珠。

2、质检化验环节

2-1、采样过程不严格按标准采样

2-2、中途调换样品

2-3、制样过程作弊

2-4、化验结果作弊

3、划价结算环节

3-1、大宗原料结算采用以质论价,计算公式复杂,结算工作量十分巨大。

3-2、结算人员易出现计算错误

3-3、结算人员不按合同结算,易出现人为漏洞

3-4、结算时容易出现重复结算

3-5、运费结算工作量巨大,易出现错误

六、规范业务流程

1、采购管理

采购合同-入场登记-过磅计量-现场管理-采样质检-回皮计量-划价结算-结算单转用友采购入库单

2、质检管理

采样-混样-化验-提取化验数据-审核发布化验数据

3、销售管理

销售合同-入场登记-过磅计量-现场管理-回皮计量-打印产品化验单-过磅单生成用友发货单

七、应用价值

1、有效监控整个计量过程,利用计算机技术和精密的流程设计,有效堵塞司磅过程中的漏洞,降低企业损失。原煤  200×300元/吨×0.1%=60万元         焦炭  100×1100元/吨×0.1%=110万元

2、屏蔽质检、结算过程中的人为因素的影响。

3、减轻员工繁重手工劳动,提高工作效率。

4、能够动态了解原料入场数量,实时监控整个原料采购计量、质检、结算、付款情况

5、提高物料采购的计划性和准确性,加强采购合同、应付帐款的管理

6、规范优化原有业务流程,制定相应的规章制度

7、实现数据信息共享,提高数据信息利用率